. Нам следует сверить наши мысли о приоритетах с коллегами, т.к. возможно либо мы, либо они в чем-то ошиблись. Чтобы увеличить эффективность встреч нам следует обозначить четкую повестку встречи (agenda), и перед обсуждением каждого вопроса рассказывать коллегам все что нам известно. Это позволит удостовериться, что мы с коллегами оперируем одинаковой информацией.

. Чаще всего подобные проблемы возникают из-за некомпетентности наших коллег. Проблему можно решить назначив компетентного модератора, который будет составлять повестку встречи и управлять ее ходом.

. Из-за «остроты» вопросов, требующих решения, коллеги хотят избежать возможных конфликтов.

. Обсуждения важных вопросов откладываются т.к. коллеги не хотят брать ответственность за принятие сложных решений.

. Иногда коллеги могут попросту не заметить как много времени уходит на обсуждение деталей. Это особенно актуально, если обсуждение ведется техническими специалистами, которых сильно завлекают мысли о том «как именно это имплементировать». В таких случаях вопрос можно решить назначением модератора, который проследит за повесткой и будет ограничивать время обсуждения вопросов.

. Иногда проблема может возникнуть из-за одного слова, которое сложно вписывается в лексикон коллеги. Как-то раз, обсуждая крупный проект я потратил более двух часов только из-за того, что в мире партнера слово «approve» имело слишком важный оттенок, чем в моей диаграмме. Мы сэкономили много часов просто заменив это слово на «pass».

. Возможно проблема в самой структуре повестки встречи (agenda). К примеру если повестка состоит из 40 пунктов, коллеги еще до начала встречи не воспримут ее всерьез. Следственно, они будут говорить о вопросах столько, сколько захотят, ведь «мы все равно не успеем сегодня все обговорить». Поэтому, нам следует ограничивать обсуждаемые вопросы повестки. Если вопросов много – следует категоризировать их и обсуждать серией встреч.