Մենք պետք է մեր դիրքորոշումը ճշգրտենք մեր գործընկերների հետ, քանի որ հնարավոր է՝ մենք ինչ-որ բան բաց ենք թողել։ Սա հաճախ գործընկերների իրազեկության տարբեր մակարդակների արդյունք է։ Հանդիպումների արդյունավետությունը բարձրացնելու համար անհրաժեշտ է յուրաքանչյուր հանդիպման համար նկարագրել հստակ օրակարգ (agenda), և յուրաքանչյուր թեմայի քննարկումից առաջ գործընկերներին հայտնել մեզ հայտնի բոլոր տվյալները (executive summary)։ Սա կապահովի, որ բոլորս աշխատենք նույն տեղեկատվության հիման վրա։

Հաճախ հանդիպումները ձգձգվում են, իսկ կարևոր հարցերը մղվում են երկրորդ պլան՝ մեր գործընկերների ոչ կոմպետենտության պատճառով։ Այսպիսի խնդիրը սովորաբար լուծվում է՝ ավելի կոմպետենտ մեկին նշանակելով օրակարգը կազմելու և հանդիպումը վարելու համար (moderator)։

Գործընկերները ցանկանում են խուսափել հնարավոր կոնֆլիկտներից՝ այն խնդիրների լրջության պատճառով, որոնք անհրաժեշտ է լուծել։

Գործընկերները խուսափում են բարդ որոշումներ կայացնելու պատասխանատվությունից։ Արդյունքում՝ որոշումների ընդունումը անընդհատ հետաձգվում է:

Գործընկերները երբեմն պարզապես չեն նկատում, թե որքան ժամանակ է ծախսվում մանրամասների քննարկման վրա։ Սա հատկապես ճիշտ է, երբ մանրամասները քննարկում են տեխնիկական մասնագետները, որոնք կենտրոնացած են «ինչպես իրականացնել դա» հարցի վրա։ Այսպիսի դեպքերում խնդիրը կարելի է լուծել՝ նշանակելով մի մոդերատոր, որը կհետևի օրակարգին և կսահմանափակի քննարկման ժամանակը։

Երբեմն խնդիրը կարող է առաջանալ միայն մի բառի պատճառով, որը դժվար է ներառել գործընկերոջ բառապաշարի մեջ։ Օրինակ՝ ես մեկ անգամ երկու ժամից ավելի եմ ծախսել մի մեծ նախագծի մանրամասների քննարկման վրա, պարզապես այն պատճառով, որ «approval» բառը շատ ծանր էր գործընկերոջ մտավոր աշխարհում քան ինձ թվում էր։ Մենք շատ ժամեր խնայեցինք՝ պարզապես այդ բառը «pass» բառով փոխարինելով։

Հնարավոր է՝ խնդիրը հենց օրակարգի կառուցվածքում է։ Օրինակ՝ եթե օրակարգը պարունակում է 40 կետ, գործընկերները դեռ հանդիպման սկզբում այն լուրջ չեն ընդունի։ Արդյունքում՝ նրանք կխոսեն որքան կամենան, քանի որ «մեկ է այսօր չենք հասցնի ամեն ինչ քննարկել»։ Հետևաբար, պետք է սահմանափակենք օրակարգում քննարկվող հարցերի թիվը։ Եթե շատ հարցեր կան, ապա պետք է դրանք դասակարգել և քննարկել մի քանի հանդիպումների ընթացքում։